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10 ferramentas de gestão do tempo para vendedores de óculos
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10 ferramentas de gestão do tempo para vendedores de óculos

Postado por Cristiano às 16/07/2018


Se você quer vender mais e garantir a rentabilidade da sua ótica, existe um recurso muito importante a ser administrado: o tempo. Uma boa gestão do tempo melhora a produtividade das equipes de vendedores e, por consequência, aumenta as vendas. Assim, há mais recursos para investir no seu negócio e fazê-lo crescer.

Dessa forma, o gerenciamento do tempo é essencial para o sucesso de uma ótica. Para isso, além de buscar o desenvolvimento da disciplina e da autogestão, é preciso fazer uma análise dos pontos que estão prejudicando o desempenho da sua equipe e, depois, realizar mudanças para diminuir o número de horas mal-gastas.

Pensando nisso, listamos algumas ferramentas essenciais de gestão do tempo para vendedores de óculos. Continue a leitura!

1. Estratégias e técnicas para gestão de tempo

Existem diversos métodos e técnicas de gestão do tempo que ajudam as equipes a se organizarem melhor. Confira, a seguir, algumas dessas estratégias úteis para que você mantenha o foco e auxilie o time a conquistar excelentes resultados.

Matriz GUT

Um erro comum de quem não usa ferramentas de gestão de tempo para se organizar é não saber o que precisa ser feito ou tentar fazer tudo ao mesmo tempo. Com isso, a pessoa acaba por perder horas em atividades que não precisavam ser executadas naquela hora e tem uma redução na produtividade.

Nesse contexto, a matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) serve para quebrar o ciclo de procrastinação e conseguir manter o foco. Nessa técnica, você deve classificar as tarefas a serem feitas de acordo com a prioridade.

Para isso, é necessário listá-las e avaliar três variáveis:

  • gravidade: o impacto que um problema pode gerar se não for resolvido;

  • urgência: o prazo limite para resolver esse problema;

  • tendência: potencial de intensificação do problema se não forem tomadas ações para solucioná-lo.

Classifique as tarefas dando pontuações em uma escala de um a cinco para cada uma dessas variáveis. Assim, fica mais fácil perceber quais ações requerem atenção de imediato e criar uma ordem para resolver os problemas.

Com essa técnica, é possível diminuir o tempo gasto em atividades menos relevantes, já que a visualização da urgência e da gravidade das tarefas faz com que você tenha mais foco no que, de fato, importa.

Getting Things Done (GTD)

Essa técnica foi desenvolvida pelo escritor David Allen para melhorar a produtividade no trabalho. O método envolve cinco etapas:

  • listar as atividades a serem feitas (coleta);
  • analisar os problemas listados e determinar quais exigem uma ação (processamento);
  • organizar as atividades e determinar um prazo para a finalização (organização);
  • fazer efetivamente as tarefas por um período sem interrupções para alcançar resultados melhores (execução);
  • depois, reexaminar as estratégias e usar técnicas para melhorar o que for necessário nos processos.

Assim como outros métodos, essa técnica pode ser utilizada junto a aplicativos e softwares de gestão do tempo, como o Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos por meio de listas. Dessa forma, há ainda mais rapidez e eficiência na organização das tarefas.

Também há o Things, que é uma ferramenta que transforma as tarefas difíceis em algo menos complexo. Para usá-la, basta determinar as atividades pendentes e definir um prazo para cada uma. O aplicativo irá quebrá-las em etapas simples, até que o objetivo final seja alcançado.

Técnica Pomodoro

Essa técnica é bem simples e conhecida, mas não deixa de ser eficiente. Para aumentar a produtividade, você deve trabalhar durante 25 minutos sem interrupções o máximo que conseguir e, depois, descansar por 5 minutos. Nesse momento, está liberado ir ao banheiro, fazer um lanche, ligar para alguém, ver as redes sociais etc. Depois de quatro ciclos, uma pausa maior pode ser realizada.

Pode parecer pouco tempo de trabalho para tantos intervalos. No entanto, mais horas não significa, mais produtividade. Com períodos mais curtos, é mais fácil se concentrar e você também se desgasta menos. Dessa forma, dá para produzir mais ao longo do dia.

Se alguma distração ou pensamento surgirem enquanto você estiver concentrado, o recomendado é simplesmente anotar e continuar a manter foco no que estava sendo feito. No intervalo, você pode retornar àquilo que o distraiu. Essa ferramenta é bem interessante, pois permite que a pessoa identifique os fatores que costumam desviar a atenção durante a realização de tarefas.

A técnica foi pensada pelo estudante Francesco Cirillo, em 1980, mas, hoje, já existem inúmeros aplicativos e sites que disponibilizam contadores para quem deseja aproveitar esse método.

70-20-10

Além de fazer a divisão dos tempos dos colaboradores, essa técnica permite a contínua otimização de processos em uma organização com a ajuda das equipes, sendo eficiente especialmente em pequenas e médias empresas. Para tanto, o tempo dos times deve ser repartido nas seguintes porcentagens:

  • 70% para realização e entregas das atividades principais;

  • 20% para reflexão sobre maneiras de melhorar o desenvolvimento das tarefas;

  • 10% para reflexão sobre meios que podem ser utilizados para conseguir mais eficiência.

Técnica de Kanban

Essa técnica de origem japonesa é interessante para visualizar rapidamente as tarefas do dia e diferenciar quais estão sendo executadas ou ainda precisam de atenção. Para isso, você deve dividir as atividades a partir de três cores:

  • vermelho: tarefas pendentes;

  • amarelo: as que estão sendo realizadas;

  • verde: concluídas.

Você pode utilizar selos coloridos, post-its ou, ainda, uma ferramenta on-line para fazer essa diferenciação. Ao realizar a divisão das tarefas pelo estágio de realização, fica mais fácil visualizar cada demanda e organizar-se.

Nas empresas, o uso da técnica Kanban facilita a visualização do progresso de cada colaborador. Dessa forma, o gestor pode analisar o andamento da equipe, verificar os pontos que estão travados e pensar em estratégias para aumentar o desempenho dos funcionários.

Matriz de gestão de tempo

Esse método inspirado na divisão de tarefas adotado pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, reparte as demandas a partir dos critérios de urgência e importância. Com isso, dá para eliminar ações desnecessárias e até pensar em quais atividades podem ser delegadas. São quatro classificações:

  • urgentes e importantes: têm muito valor e devem ser resolvidas prioritariamente;

  • não urgentes e importantes: são projetos, ações e metas que não precisam de resolução imediata, mas vão acrescentar valor ao seu negócio se realizadas;

  • urgentes e não importantes: são as interrupções, como reuniões rotineiras e chamadas telefônicas, ou seja, necessitam de atenção, mas não são tão importantes. Por isso, muitas podem ser delegadas;

  • não urgentes e não importantes: essas são as distrações, como olhar as redes sociais constantemente ou outras coisas que não vão acrescentar muito e podem ser deixadas de lado.

Parar, continuar e começar a fazer

Essa técnica consiste em fazer um levantamento de todas as tarefas do dia a dia e separá-las a partir de qual dessas três ações deve ser realizada:

  • parar de fazer — atividades que parecem urgentes, mas são circunstanciais, por exemplo, procrastinação e reuniões desnecessárias;

  • continuar a fazer — tarefas e hábitos importantes, como ser pontual ou seguir em um projeto;

  • começar a fazer — atividades relevantes, mas que você ainda não faz.

Apesar de ser simples, essa técnica ajuda a equipe a visualizar as ações que geram desperdício de tempo e também incentiva o cumprimento de metas. Por isso, ela é relevante na gestão do tempo.

5W2H

Essa ferramenta é usada, principalmente, para manter o foco da equipe na hora de cumprir um projeto — um esforço coletivo realizado por um tempo determinado para alcançar um objetivo. A sigla, em inglês, refere-se às perguntas que o time deve ter respondidas para a realização dessa demanda:

  • o que vai ser feito? (what);

  • por que? (why);

  • onde? (where);

  • quando? (when);

  • por quem? (who);

  • como vai ser feito? (how);

  • quanto custará? (how much).

A técnica não só auxilia na definição de metas, como deixa evidente quais ações precisam ser realizadas. Dessa forma, a equipe sabe exatamente o que é esperado dela e tem mais motivação para continuar a solucionar aquele problema.

Matriz RAB

Você tem tantas tarefas para cumprir na sua rotina que não sabe por qual começar? A matriz RAB serve exatamente para ajudar quem tem esse problema. A sigla vem de rapidez, autonomia e benefício.

Para realizar esse método, em cada tarefa, você deve atribuir uma nota (1, 3 ou 5) para cada um desses três critérios. Depois, é só multiplicar as notas de cada atividade. Após fazer isso para todas as tarefas, você conseguirá visualizar as atividades que devem ser realizadas primeiro.

Roda da vida

Ter equilíbrio na vida pessoal é fundamental para conseguir um bom rendimento no trabalho. Por isso, essa técnica tem como foco a análise de todas as áreas da vida de um indivíduo. Para isso, é recomendado atribuir uma nota de 1 a 10 para cada um dos itens a seguir:

  • pessoal: saúde e disposição, desenvolvimento intelectual, equilíbrio emocional;
  • profissional: realização e propósito, recursos financeiros, contribuição social;
  • relacionamentos: família, desenvolvimento amoroso, vida social;
  • qualidade de vida: criatividade, hobbies e diversão, plenitude e felicidade, espiritualidade.

A partir dessas notas, você consegue visualizar quais áreas da sua vida ainda o deixam insatisfeito e pode traçar planos de ação para melhorá-las.

Ladrões do tempo bem longe

Já teve a sensação de que o dia passou rápido e você não sabe o que fez? No dia a dia, lidamos com tantas demandas e distrações que, muitas vezes, a jornada de trabalho parece pouco produtiva. Por isso, essa ferramenta é importante para visualizar os hábitos ruins que criamos e que "roubam" nosso tempo.

Para usar esse método, basta criar uma tabela com uma lista de todos os seus "ladrões do tempo", como olhar as redes sociais, checar o Facebook, distrair-se na Internet, ver o WhatsApp constantemente etc. Se possível, imprima esse arquivo e deixe em um local visível. Toda vez que você ceder a uma dessas manias, faça uma marcação. Ao final do dia, ou da semana, você poderá verificar quanto tempo é perdido com essas pequenas distrações.

2. CRM

Devido à automatização de processos, as ferramentas de Customer Relationship Management (CRM) — em português, gestão de relacionamento com o cliente — economizam um bom tempo dos vendedores.

Os sistemas CRM permitem o cadastro de clientes, assim, é possível reunir, em um só lugar, todas as informações sobre quem comprou ou tem interesse na sua ótica, inclusive, nome, e-mail, endereço etc. Além disso, você também consegue verificar as interações do usuário com o seu site, os atendimentos realizados por telefone e outros pontos de contato com sua empresa.

A partir desses dados, a organização consegue perceber os padrões, as preferências e até antecipar as necessidades dos consumidores. Dessa forma, é mais fácil identificar oportunidades de venda e estabelecer um relacionamento com o clientemais duradouro.

No entanto, na hora de escolher um software, procure por um sistema de gestão mais completo, que possibilite apenas a reunião de informações sobre a clientela, mas também o acompanhamento do estoque, a avaliação do fluxo de caixa, o controle financeiro, dentre outros aspectos importantes na gestão de óticas.

3. Software de automação de marketing

Para garantir a atração de clientes, é preciso investir em ações de marketing eficientes. É aí que entram os softwares de automação. Essas ferramentas permitem que você automatize processos de marketing digital, como o envio de e-mail, e-books e outros materiais segmentados, além de possibilitar a análise dos resultados desses disparos.

Assim, você cria, aos poucos, uma relação com potenciais compradores e também trabalha a fidelização de clientes. Dessa forma, as ações da equipe de vendas têm melhores resultados e o setor fica mais produtivo.

Combinado com o uso do CRM, os softwares de automação de marketing têm um impacto ainda melhor. Isso porque os times de vendas e de comunicação conseguem ter uma abordagem mais certeira, já que podem acompanhar os passos dos consumidores desde o cadastramento na base de dados até o momento em que o cliente já mostrou interesse o suficiente para que os vendedores possam entrar em contato e consigam fechar negócio.

Consequentemente, há um aumento no número de vendas e uma melhor gestão do tempo das equipes. Algumas ferramentas de automação são, por exemplo, o RD Station e o Hubspot.

4. Agenda on-line

Não dá para ter uma boa gestão do tempo sem organizar bem os seus horários e atividades, e a melhor forma de tornar isso ainda mais rápido e automático é aderindo a uma agenda on-line que esteja disponível no celular, no computador ou em qualquer plataforma que você precisar.

A agenda do Google, por exemplo, permite que você compartilhe os seus compromissos com o grupo, convide para eventos e verifique a disponibilidade de horários dos colegas de trabalho. Já outros recursos, como o Doodle, fazem integração com outros aplicativos de maneira que seja viável marcar reuniões e conferências on-line.

Também há softwares que têm uma função de listar as tarefas a serem feitas, mas você também pode utilizá-los para se organizar e determinar horários para a realização de cada atividade, como o Remember the milk e o Wunderlist. Assim, você pode colocar lembretes para os seus afazeres e não se perder nos compromissos.

5. Slack

Slack é uma plataforma de comunicação interna que facilita o contato entre os colaboradores. A ferramenta tem, por exemplo, funções de chat, chamada em vídeo, conversa em grupo, compartilhamento de arquivos, dentre outros.

O recurso funciona como um WhatsApp corporativo, mas tem maior capacidade de customização, além de permitir o uso de comandos que facilitam suas ações. Dessa forma, você digita apenas algumas palavras e pode, por exemplo, pedir que o software lembre de uma reunião daqui a duas horas, ou inicie uma chamada de voz.

Assim, fica mais fácil trocar informações com o seu time e comunicar-se com mais rapidez. Por isso, essa ferramenta é tão importante na gestão do tempo, já que você desperdiça menos minutos com questões rotineiras e ainda tem tudo relacionado à comunicação com a equipe organizado em uma só plataforma.

6. LinkedIn

Mais do que uma rede social que permite o contato com outros profissionais, o LinkedIn tem se tornado um espaço interessante para fazer negócios e conectar-se com potenciais clientes.

Por meio do LinkedIn Sales Navigator, por exemplo, você pode estabelecer contato com os usuários. Essa ferramenta foi criada pela própria rede social com o objetivo de conectar compradores e vendedores.

Assim, ficou bem mais fácil encontrar clientes que se adequem ao perfil do seu negócio, ter insights para oferecer soluções para os problemas dos consumidores e, de maneira geral, construir um relacionamento mais próximo ao seu público.

Além disso, há também a Rapportive, outra ferramenta usada no LinkedIn. Essa extensão do Google Chrome permite que você veja o perfil do LinkedIn da pessoa com a qual está trocando e-mails. Assim, você tem acesso às informações do cliente rapidamente e pode criar uma relação mais fluida e personalizada.

7. WhatsApp Business

E quem disse que não existe um WhatsApp corporativo? Em 2018, a corporação criou um aplicativo especialmente para pequenas e médias empresas. O WhatsApp Business oferece recursos específicos para profissionais que atendem clientes pelo smartphone.

No aplicativo voltado para as empresas, você pode personalizar mensagens de agradecimento, apresentação e outras comunicações rotineiras; adicionar etiquetas — como “novo cliente” ou “pagamento pendente” — para achar mais fácil as conversas com os clientes; criar um perfil profissional com informações da sua organização e acompanhar as métricas da comunicação da sua ótica pela ferramenta.

O melhor é que o aplicativo pode ser baixado gratuitamente e, segundo a empresa, os seus recursos, o envio de mensagens, dentre outros, devem permanecer assim, sem precisar de pagamento para utilização.

8. Google Drive

Para uma boa gestão do tempo, essa ferramenta do Google não pode faltar. No Drive, é possível compartilhar a lista de fornecedores e outras planilhas com o time de vendedores, editar documentos ao mesmo tempo que outros colegas, armazenar arquivos na nuvem, dentre outras facilidades.

Além disso, com a ferramenta, os arquivos e as pastas ficam armazenados online e não no computador. Assim, você não corre o risco de perder um documento se houver alguma falha na sua máquina e ainda pode editar o arquivo independentemente do lugar e a qualquer momento que precisar pelo celular ou por outro dispositivo eletrônico.

Dessa forma, há mais facilidade de colaboração e compartilhamento entre as equipes, tornando o trabalho mais rápido e produtivo.

9. Evernote

Sabe aquele momento em que você está navegando na Internet e vê um texto interessante, mas não pode ler naquele instante? Com o Evernote, você pode guardar os links sobre as novidades do mercado óptico para ler mais tarde, catalogar as ideias que surgirem e acessar todas essas informações mais facilmente.

Desse modo, você perde menos tempo para encontrar soluções e planejar as ações junto ao seu time. Por isso, dá para usar o Evernote, até mesmo, para projetos pessoais e catalogar qualquer assunto do seu interesse.

No entanto, se o foco for profissional, o Evernote Business facilita ainda mais o gerenciamento das informações. Com a ferramenta, você pode compartilhar as informações com sua equipe. Dessa maneira, há um imenso ganho de tempo.

10. Skype

Há momentos em que uma chamada telefônica ou um e-mail são suficientes, mas, em outros, é necessário um contato mais pessoal. Nessa hora, se não for possível conversar cara a cara, você pode marcar uma reunião por Skype.

A ferramenta permite que você faça chamadas virtuais gratuitamente. Além do acesso aos chats e às câmeras, também é possível compartilhar sua tela pelo software e até fazer ligações, se a outra pessoa não tiver também uma conta no Skype.

Outra opção é o Google Hangouts e o Appear.in, que também contam com videochamadas e compartilhamento de tela. Assim, as reuniões ficam bem mais fáceis.

Com essas ferramentas de gestão do tempo, você pode obter resultados ainda mais satisfatórios para o seu negócio. Teste os diferentes métodos e descubra o que funciona melhor para sua ótica. Contudo, lembre-se: o uso de técnicas, softwares e aplicativos pode tornar o trabalho mais eficiente, mas também é fundamental engajar e treinar o seu time de vendas para que a equipe consiga atender bem os clientes e aumente os resultados.

Agora, você já sabe quais ferramentas facilitam a gestão do tempo. Se quiser utilizar ainda melhor esse recurso e, com isso, aumentar a produtividade da sua ótica, veja também os benefícios de um software de gestão para pequenas e médias empresas para o seu negócio!


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