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Como e Por que é importante se antecipar aos problemas?
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Como e Por que é importante se antecipar aos problemas?

Postado por Arquem - Automação Corporativa às 11/02/2021


Não abrace problemas, abrace soluções.

Um problema é algo que requer uma solução, pois impede que a mudança de um estado X para o estado desejado aconteça, ele é uma barreira para os esforços em direção a conquista de algo. Toda ótica está sujeita a encontrar várias barreiras ao longo do seu processo, desde a sua abertura até a conquista de clientes, os problemas são os desafios organizacionais.

Existem várias metodologias e técnicas para identificar e solucionar problemas. As mais conhecidas são:

* Técnica dos 5 porquês

* Diagrama de Ishikawa

* Formulário A3

TÉCNICAS PARA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS

5 PORQUÊS

Com essa técnica, estimula-se os envolvidos no processo de resolução do problema a fazer, no mínimo, 5 perguntas para cada motivo encontrado em relação ao problema, as respostas devem ser baseadas em fatos ou dados e devem se concentrar em erros de processos ou sistemas, não nas pessoas. As perguntas devem ser conduzidas por um “mediador” até que os “porquês” não gerem mais respostas relevantes para resolução do problema.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

O famoso “espinha de peixe”, ou, como também conhecido, Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta gráfica utilizada para mapear a causa raiz do problema, e segue etapas precisas:

1. Determinar o problema a ser analisado;

2. Levantar informações referentes ao problema;

3. Realizar, junto a equipe, um brainstorming do problema, elencando possíveis causas, tanto primárias como secundárias;

4. Identificar as causas mais pertinentes ao problema e agrupá-los de acordo com os 6M’s;

5. Propor soluções para as causas levantadas, sempre deixando uma pessoa responsável por implementar a solução.

Se optar por essa técnica de análise de causa raiz e solução de problemas, também é possível utilizar as 6 categorias definidas por Ishikawa como 6M:

1. Método: como a maneira como o trabalho é realizado afeta o problema?

2. Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?

3. Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?

4. Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema?

5. Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema?

6. Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?

RELATÓRIA A3

Técnica desenvolvida pela Toyota e com base no método PDCA, o Relatório A3 é uma ferramenta eficaz para comunicar todas as informações pertinentes com maior impacto visual.

O A3 ganhou esse nome por causa do tamanho do papel usado durante o exercício. O objetivo é, literalmente escrever e desenhar tudo em uma folha, ele comunica claramente o que está sendo feito em cada etapa da atividade de resolução de problemas, melhorando a comunicação da equipe. A comunicação deve ser clara e detalhada, com um padrão de nomenclatura para arquivamento do documento (exemplo, falha no processo de conferência de contrato) para servir como material de pesquisa quando necessário.

POR QUE É TÃO IMPORTANTE SE ANTECIPAR E RESOLVER OS PROBLEMAS?

Problemas são indícios de prejuízo emocional, financeiro e de imagem.

Adotar uma cultura de investigação, auditoria e melhoria constante minimiza os riscos de problemas graves ou recorrentes.

Lembre-se, problemas recorrentes são caros, podem prejudicar o relacionamento com clientes, fornecedores, colaboradores e demais stakeholders, além de reduzir gradualmente o valor da marca.

E na sua ótica? Como funciona? Os problemas são resolvidos apenas quando ocorrem ou há processos preventivos contra a ocorrência deles?


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