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Gestão de óticas: do planejamento à pós-venda! Entenda sua importância
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Gestão de óticas: do planejamento à pós-venda! Entenda sua importância

Postado por Cristiano às 23/03/2018


 

O objetivo deste post é mostrar como funciona um processo de gestão e a sua importância para as empresas, principalmente para as óticas. Pensando nisso, reunimos aqui tudo o que você precisa saber sobre gestão de óticas.

Na primeira parte, trazemos os principais desafios de gestão em uma ótica. Em seguida, apresentamos os benefícios dessa gestão. Nos outros tópicos, destrinchamos os tipos de gestão em um negócio: gestão financeira, vendas, estoque, processos e atendimento ao cliente.

Por fim, vamos tratar das vantagens de um software de gestão para óticas. Ficou interessado? Então, continue a leitura!

1. Gestão de óticas: principais desafios

Assumir a gestão de uma ótica significa assumir uma série de desafios, que  podem variar desde os comuns a todos os negócios — tentar estabelecer uma marca, igualar ou exceder a concorrência e manter o seu negócio rentável — até os mais específicos, como entender e se manter atualizado sobre o mercado de óticas. Pensando nisso, neste tópico listamos alguns desses desafios. Vamos conhecê-los?

A mistura das despesas da ótica com as despesas pessoais

Essa é a primeira regra a ser observada em qualquer negócio. O fácil acesso ao caixa da empresa pode ocasionar retiradas ou aquisição de dívidas que tornam impossível observar os rendimentos e as despesas, podendo afetar a saúde financeira da sua ótica. Se você estiver à frente de um empreendimento familiar, o cuidado deve ser redobrado.

O levantamento de todas as despesas da ótica

Folha de pagamento, fornecedores e despesas são gastos recorrentes em uma ótica, e, embora pareça óbvio, muitos empreendedores se esquecem de organizá-los. Registrar tudo é um desafio, mas é a ação que garante uma boa gestão. Com os dados compilados e organizados, torna-se possível prever ganhos, perdas, cortes etc.

O controle detalhado das vendas

Quando um gestor chega à conclusão de que precisa aumentar o lucro de um negócio, possivelmente entenderá que é preciso aumentar as vendas ou o valor dos produtos. Esses são alguns caminhos. Entretanto, essa demanda faz com que surjam outras questões, como:

  • qual produto tem maior saída?

  • qual produto tem menor saída?

  • qual produto pode ter aumento de preço sem que haja prejuízo para as vendas?

  • qual produto gera outras vendas (por exemplo, óculos de grau para criança geram vendas de acessórios, como cordão de segurança)?

Ao fazer um controle de vendas detalhado, torna-se possível responder a cada uma dessas perguntas e assim projetar o caminho que o gestor deve seguir.

A criação de metas e de objetivos

Ao contrário do que muitos pensam, estabelecer e observar as metas para o negócio são fundamentais para gerenciá-lo. Elas precisam ser mensuráveis, claras e de alcance possível, devendo abarcar todos os setores. Vamos ver alguns exemplos:

  • setor de estoque — controlar as aquisições para evitar ou diminuir as perdas;

  • setor de vendas — estabelecer o valor mínimo que cada vendedor deve atingir.

Perceba que as metas funcionam como pequenos passos que a ótica vai seguir para alcançar seus objetivos. É importante destacar que elas devem ser para um curto tempo e revisadas de acordo com a realidade de cada ótica.

2. Qual a importância da gestão para o negócio?

A gestão de qualquer negócio serve como uma caixa de ferramentas para o melhoramento dele. As ferramentas dentro dessa caixa garantirão o aumento da produtividade, o funcionamento harmonioso e engajado das atividades, os melhores resultados com o menor investimento de esforços e recursos.

Com a gestão de ótica não é diferente. Por isso, neste tópico, detalhamos um pouco cada uma dessas ferramentas e a sua importância. Confira a seguir!

A gestão do negócio ajuda na conquista dos objetivos

A gestão dirige os esforços do grupo para alcançar as metas predeterminadas, evitando desperdício de tempo, dinheiro e esforço.

Um gestor é quem consegue converter os diversos recursos de um empreendimento, como funcionários, estoque, dinheiro etc., em uma empresa útil. Isto é, esses recursos são coordenados, direcionados e controlados de tal maneira que o trabalho da empresa atinja todas as metas estabelecidas.

A gestão de recursos orienta a melhor alocação deles

Um sistema de gerenciamento contabiliza e utiliza todos os recursos materiais e humanos de forma produtiva. O gestor vai funcionar como maestro à frente de uma orquestra, direcionando e guiando o momento de cada um deles entrar em ação. Isso resulta em um empreendimento extremamente eficiente em que tudo e todos utilizam suas habilidades da melhor forma possível, mas sem esforços desnecessários.

A gestão financeira trabalha para a redução de custos e a maximização dos lucros

O planejamento adequado, realizado por uma boa gestão, garante os melhores resultados (em vendas, alocação de estoque, escolha de produtos, número de funcionários etc.) com menor custo. Ou seja, é a parte da gestão de óticas que avaliará a melhor combinação — custo-benefício — de recursos materiais, humanos e financeiros.

A gestão de pessoas estabelece a melhor estrutura organizacional

A gestão de recursos humanos é que garante uma distribuição de afazeres dentro de uma estrutura organizacional que não ocasione sobreposição de esforços. Para estabelecer essa estrutura sólida, a gestão deve estar em sintonia com o objetivo da ótica e, a partir daí, definir:

  • hierarquias;

  • atribuições;

  • funções;

  • responsabilidades.

Ou seja, essa é a ferramenta que definirá quem é responsável perante quem, quem pode dar instruções para quem, quem é superior e quem são os subordinados. Ou, ainda, quem faz o quê, em qual período, sob a coordenação de quem.

Perceba que é a gestão, em suas diversas áreas, que permite que uma ótica sobreviva às mudanças e à instabilidade do mercado. É ela que observa as sazonalidades, concorrências, demandas e tendências, fazendo com que o negócio esteja em constante movimento, adaptando-se às novas realidades. Ou seja, a gestão é importante porque é responsável pelo crescimento e pela sobrevivência de qualquer organização.

3. O que é gestão financeira e qual a sua importância?

Gestão financeira significa um conjunto de ações que cuidam da saúde financeira de um negócio. Em poucas palavras, podemos defini-la como o planejamento, a organização, o direcionamento e o controle das atividades financeiras de uma empresa.

Agora, vamos ver quais são os objetivos e a importância de se ter esse recurso e esse conhecimento na gestão de óticas.

Os objetivos da gestão financeira de uma ótica

A gestão financeira de uma ótica está preocupada em realizar aquisição, alocação e controle de recursos financeiros de um empreendimento. Para tanto, seus esforços geralmente são para:

  • assegurar um suprimento regular e adequado à demanda;

  • garantir lucro adequado em cada um dos produtos;

  • assegurar a utilização ideal do capital de giro;

  • garantir estabilidade financeira, mesmo em momentos de instabilidade do mercado;

  • planejar uma sólida estrutura de crescimento, lucro, capital de giro etc.

Perceba que, com os objetivos listados acima, a gestão financeira de uma empresa, independentemente do porte, exige mais do que manter registros e equilibrar as entradas e saídas do negócio.

A importância da gestão financeira

Fica evidente, assim, que a relevância do gerenciamento financeiro está no fato de que todos os setores de uma ótica dependem dele e são afetados por ele. Vamos ver isso mais detalhadamente?

Fluxo de caixa

É a gestão financeira que garante um fluxo de caixa no qual se terá o suficiente para pagar:

  • aluguel (quando for o caso);

  • serviços públicos (energia elétrica, fornecimento de água, tributos  etc.);

  • telefone;

  • seguros;

  • folha de pagamento;

  • suprimentos.

Sem gerenciamento do fluxo de caixa, em algum momento talvez não seja possível pagar despesas e manter a ótica funcionando de forma normal.

Redução das despesas

Uma das responsabilidades da gestão financeira é manter ou cortar os custos em sua ótica sem que isso afete a qualidade dos produtos e do serviço prestado. Para isso, pode-se pedir aos fornecedores preços mais baixos, reduzir o número de funcionários e o uso de energia, comprar suprimentos em grande quantidade etc.

As possibilidades são muitas, mas, se não houver monitoramento e gerenciamento dos custos, a sua ótica sempre enxergará como única saída apenas aumentar as vendas para conseguir pagar o aumento das despesas.

Planejamento tributário

A gestão financeira inclui o planejamento de impostos. Isso envolve certificar-se de que você tem o montante necessário para quitar os impostos periódicos e obter o máximo benefício. A falha em planejar impostos e maximizar deduções pode fazer com que a sua empresa gaste mais do que é necessário e pague multas.

Percebeu qual a importância da gestão financeira? Ela é vital em qualquer empreendimento!

4. Como a gestão na minha ótica pode melhorar as vendas?

Quando falamos em gestão de óticas, estamos lidando com portes de varejo distintos e com as especificidades desse nicho. Por isso, separamos alguns exemplos de como a gestão impacta diretamente as vendas.

A gestão do estoque ajuda a equilibrar as vendas da ótica

O gerenciamento de estoque, como o controle de pedidos, das entregas e a disponibilidade de informações corretas de rastreamento de pedidos, é um dos grandes desafios das óticas, atualmente.

É a gestão desse setor que pode e conseguirá evitar a escassez de produtos por conta da demanda excessiva (por exemplo, óculos de sol no verão) e o acúmulo de itens sem procura (armações que saíram de moda). As duas situações prejudicam (e muito!) as vendas.  

A gestão do negócio possibilita atenção às tendências do mercado ótico

Para ilustrar, pense no seguinte: se um modelo de óculos de sol é usado por alguma celebridade, é quase certo que ele cairá no gosto do público. Assim, é preciso ser ágil para guarnecer a sua ótica desses óculos.

Ou seja, um bom gestor deve estar atento às sazonalidades. É claro que as celebridades não são os únicos fatores que interferem nas tendências, mas cabe ao gestor atentar para quais produtos estão caindo em desuso, quais estão se tornando mais populares etc.

A gestão de atendimento ao cliente pode aumentar as vendas diretas e indiretas de produtos óticos

Esse é o passo mais importante para se ter sucesso na gestão de óticas: manter uma gestão do relacionamento com o cliente. Determinar os perfis de clientes que pretende atender é o que permitirá:

  • adquirir produtos que agradem ao seu público-alvo;

  • preparar os seus colaboradores para atender o público de acordo com as especificidades dele;

  • escolher produtos ou serviços para fazer parte do seu mix e que interessem ao seu público, mas que normalmente não seriam vendidos em ótica (produto para limpeza das lentes, reparo de hastes etc.).

Perceba que esse é o tópico em que a gestão possibilitará uma atuação diferenciada e personalizada.

A gestão dos recursos mantém um bom relacionamento entre a ótica e os laboratórios

Entre os principais fornecedores das óticas estão os laboratórios, e é preciso ter atenção à integração entre óticas e laboratórios. A não coordenação entre os dois pode ocasionar problemas de rastreamento de peças e incompatibilidade de pedidos. Assim, pode haver perda de vendas com a dificuldade de gerenciar o estoque e os pedidos de compra.

5. Gestão de estoque para óticas: como fazer?

Como já explicamos, controlar o estoque é uma das tarefas mais fundamentais para que se tenha melhor aproveitamento das demandas de vendas. Por isso, separamos aqui um passo a passo para que você possa gerenciar com eficiência o estoque da sua ótica. Vamos lá?

Passo 1 — faça um inventário

Fazer a contagem física de um inventário permite que o gestor da ótica saiba exatamente o número de itens que possui, quais são esses produtos, o que precisa adquirir, o que está próximo de perder a validade, quais itens estão encalhados e, assim, planejar os próximos passos.

Passo 2 — tenha um sistema eficiente

A escolha e a implantação de um sistema ideal são fatores de extrema importância para melhorar a gestão. O sistema não pode falhar nas ações cotidianas e deve estar adequado à realidade da ótica.

Passo 3 —  faça revisões

Ainda que você tenha seguido os passos 1 e 2, é recomendável fazer revisões periódicas. Tenha em mente que imprevistos e falhas podem ocorrer.

Passo 4 — seja organizado

A organização é um fator de extrema importância e, no estoque, deve ser observada na armazenagem dos produtos. A criação de códigos e/ou padrões de especificação, por exemplo, pode evitar duplicidades de cadastro ou dificuldades de localização e acesso aos produtos.

Passo 5 — emita relatórios constantemente

Um bom controle de estoque em óticas também requer a extração de relatórios para acompanhamento. Esses relatórios devem ser feitos logo após os passos 1, 2 e 3.

A gestão do estoque em óticas consiste, basicamente, em acompanhamento e análise fundamentados em relatórios para que se possa saber exatamente a situação dos produtos que são comercializados pela loja. Em resumo, a gestão do estoque permite que o gestor consiga programar pedidos, negociar com fornecedores, evitar produtos parados, agilizar prazos etc.

6. O que é gestão de processos? Preciso dela na minha ótica?

As duas perguntas precisam ser respondidas por partes, e é isso o que faremos neste tópico.

Atualmente, o nome usado para falar em gestão de processos de negócio é a expressão em inglês, Business Process Management ou BPM. São três palavras que têm sentidos diversos e, por isso, antes de mais nada, vamos entender cada uma delas.

O termo "negócio"

Significa organização, ou seja, poderia ser uma instituição de caridade, uma universidade, uma sociedade mútua, um conselho ou um negócio padrão com fins lucrativos. É o caso das óticas, o nosso foco.

O termo "processo"

A palavra “processo” é definida  pela Organização Internacional de Normalização como um conjunto de atividades interagindo que transformam as entradas em resultados. Trocando em miúdos, um processo é uma série de ações ou etapas tomadas para alcançar um fim particular.  

Os processos são mais facilmente reconhecíveis na fabricação, quando é fácil ver as matérias-primas (entradas) sendo transformadas em bens (saídas).

No entanto, tudo o que fazemos é um processo, por exemplo, uma armação entra na sua ótica e, algum tempo depois, se transforma em óculos sob medida para um cliente específico. Isso é um processo.

O termo "gestão"

Por último, temos o termo "gestão", que significa lidar ou coordenar coisas ou pessoas com uma finalidade específica.

O todo é mais do que a soma das peças

Colocar essas três palavras em conjunto no nome gestão de processos de negócio também adiciona ao significado um objetivo final: melhoria. Estamos falando de algo que é feito para controlar as ações ou etapas no curso da produção de algo ou da realização de um serviço, para melhorar o seu valor agregado. 

Adotar a gestão de processos de negócio em uma ótica é importante por dois motivos:

  • as "ações que são feitas" vão, necessariamente, oferecer melhorias para a ótica. Ou seja, o foco é o ganho, e isso tem impacto global no empreendimento;

  • essa abordagem considera os múltiplos processos inter-relacionados de uma organização e, como tal, agrega uma visão holística às suas atividades comerciais.

Além de bons motivos, eles também são as diferenças fundamentais entre a gestão de processos de negócio e as outras abordagens em que as funções empresariais individuais são melhoradas apenas por automação.

7. Por que é importante fazer gestão de atendimento ao cliente na minha ótica?

A gestão de atendimento ao cliente consiste em todas as atividades, estratégias e tecnologias empregadas para gerenciar suas interações com seus clientes atuais e potenciais. Assim, ela é responsável por construir um relacionamento, criar fidelidade e reter os clientes.

A sua importância está no fato de que a fidelidade e o potencial de compras dos clientes afetam as receitas de uma empresa. Ou seja, ter uma estratégia de gerenciamento resulta em lucros maiores para uma empresa.

Usar essa ferramenta em uma ótica é muito mais que ter informações de contato, escrever e-mails, fazer ligações telefônicas, deixar mensagens de voz etc. É ter a capacidade de identificar os estágios e os motivos das negociações fechadas e perdidas usando essas informações para montar estratégias de venda, por exemplo.

Ao adotar a gestão de atendimento ao cliente em sua ótica, será possível:

Aprender

Compreender e entender mais os seus clientes, incluindo quem são e por que eles adquirem os seus produtos, bem como as tendências no histórico de compras de cada um. Isso permite às óticas se anteciparem às necessidades de seus clientes e, como resultado, atendê-las.

Organizar

Essa estratégia de gestão permite que as óticas se tornem mais eficientes, organizando e automatizando certos setores. Isso faz com que a empresa organize seus processos em dados mais simples e fáceis de acessar e entender.

Otimizar

Finalmente, a gestão de atendimento ao cliente permite que as empresas otimizem suas interações com os clientes. Ao simplificarem muitos dos processos de interação de clientes, pode (e deve) haver aumento da satisfação do cliente.

8. Software de gestão: quais são suas vantagens?

Como vimos ao longo do texto, óticas, grandes e pequenas, lidam com muitos projetos, planos, tarefas e pessoas. Ter uma solução tecnológica que possa ajudar na execução de todos os aspectos de gestão de forma precisa, previsível e lucrativa é extremamente desejável.

Essa é a função dos softwares de gestão. Eles apresentam benefícios ilimitados e são essencialmente utilizados para planejamento, alocação de recursos, de gerenciamento de tempo, de finanças e também para o gerenciamento de mudanças.

Enfim, essa é uma das ferramentas mais úteis para as empresas, pois as ajuda a se tornarem tão competitivas quanto possível. Listamos neste tópico os principais benefícios desse tipo de software. Veja:

Facilita a comunicação interna e externa

O software de gestão desenvolve um funil que facilita a comunicação a respeito de tudo o que diz respeito ao empreendimento, tanto interna como externamente, com clientes, fornecedores e outras partes interessadas.

Auxilia na administração das finanças

O software de gestão ajuda os gestores da ótica a terem total controle sobre a situação financeira (planejado x real) para que todos os setores possam ser alinhados de acordo.

Facilita os diversos monitoramentos

Para atingir o sucesso a longo prazo de praticamente qualquer negócio, o monitoramento do estoque, das finanças, do pessoal, do progresso do empreendimento etc. é essencial. O software de gestão desempenha papel importante nesse processo e pode fornecer essas informações compiladas.

Otimiza a tomada de decisão

O software de gestão ajuda a tomar as decisões certas à medida que você tem todos os detalhes em um lugar designado. Daí, o processo de decisão é aprimorado e muito mais preciso.

E então, aprendeu como funciona um processo de gestão de óticas? Quer continuar aprendendo a gerenciar a sua ótica da melhor forma possível? Acesse outro artigo nosso e saiba o que é fluxo de caixa e como fazê-lo.


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