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Por que me preocupar com a organização do estoque da minha ótica?
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Por que me preocupar com a organização do estoque da minha ótica?

Postado por Arquem às 02/02/2018


Podemos levantar inúmeros aspectos para justificar a organização do estoque, mas também conseguimos fazer isso em uma linha: o estoque é parte significativa do patrimônio da sua ótica. Da mesma forma que, ao derreter gelo você obtém água, quando vende o estoque obtém dinheiro.

A única diferença em relação ao dinheiro é que o estoque possui menos liquidez, ou seja, você precisa de um prazo para transformá-lo em uma moeda que possa ser trocada por qualquer bem. Mas antes de entrar em detalhes ainda vou deixar outro argumento a favor do controle de estoque.

Digamos que uma empresa trabalhe com 20% de margem de segurança para evitar a falta de produtos na hora da venda. Organizando o controle, ela consegue reduzir esse estoque de segurança para 10%.

Agora, multiplique o total que você estima ter de estoque por 10%. Isso significa que, com um resultado equivalente, esse dinheiro estaria disponível no seu caixa assim que precisasse renovar o estoque. Esse é um bom motivo para dedicar-se ao tema.

Outros benefícios da organização do estoque

Antes de relacionar outras vantagens para você precisamos fazer uma confissão. Sabemos que não é fácil manter a organização ideal. Uma coisa é escrever um texto apontando as melhores práticas de controle, outra é torná-las perfeitamente funcionais e poder contar com a motivação da equipe para executá-las.

Mas não se preocupe, na segunda parte desse texto vamos abordar “o como fazer” de maneira bem objetiva. Dito isso, vamos às vantagens:

Aumento da lucratividade

O estoque organizado ajuda a evitar prejuízos com perdas, desvios, itens parados, erros na quantidade de compra (a mais ou a menos) e em outras variáveis relacionadas ao lucro. Aqui vale a mesma lógica que usamos no inicio do texto: estoque é dinheiro parado.

De um modo geral, se você direciona com mais precisão o seu investimento em estoque, optando pelos modelos certos nas quantidades ideais, o seu retorno será superior. Não há como ser diferente!

Aumento da produtividade

A organização ajuda e, ao mesmo tempo, depende da melhora de processos. Essa otimização proporciona um aumento de produtividade em questões como agilidade na busca de um item, na contabilização do valor imobilizado, nas compras, recebimentos e todos os processos relacionados ao estoque.

Sendo assim, vale a pena fazer uma pergunta: qual tarefa não está relacionada ao estoque na sua loja? Quase tudo está, não é mesmo? É por isso que a organização do setor representa um impacto tão grande na produtividade geral do seu negócio.

Aumento da segurança

Quando pensamos nos aspectos de segurança também fica muito evidente o quanto o estoque está relacionado às outras áreas da empresa. Estamos falando de segurança fiscal, da propriedade, da lucratividade, do capital de giro e das vendas. Confira cada ponto:

  • segurança fiscal: na hora de contabilizar o seu estoque o controle evita erros e o risco legal que eles podem representar;
  • de propriedade: a organização ajuda a evitar desvios e inclui tomar medidas de segurança contra roubos;
  • de lucratividade: como vimos, a lucratividade é bastante impactada, mas além de o controle possibilitar seu aumento, garante a segurança em relação a prejuízos desnecessários, como precisar fazer empréstimo e pagar juros, sendo que o estoque está cheio de produtos parados;
  • do capital de giro: a diminuição do imobilizado em estoque diminui a sua necessidade de capital de giro e a organização mantém um controle mais preciso sobre ele;
  • das vendas: até mesmo as vendas podem ser prejudicadas sem um controle efetivo se ele significar deixar de vender pela falta de um item no estoque.

Como organizar o estoque

Depois desses tópicos acho que temos bem clara a importância de organizar o estoque, não é mesmo? A questão, agora, é como fazer isso. Felizmente, essa organização é uma atividade muito antiga e, por isso, ela foi bastante estudada e analisada. Antigamente, o controle era todo feito na base do caderninho — e já funcionava.

Hoje é impossível e inviável fazer um controle manual. Afinal, a quantidade de itens, a agilidade da operação e a própria dinâmica da vida moderna exigem mais. Contudo, existe algo que não mudou: tudo se resume ao desenvolvimento de práticas, rotinas e processos. Para facilitar o entendimento disso, vamos usar do comparativo com a fabricação de óculos.

Desde a lente bruta até a entrega do produto ao cliente, de acordo com as especificações do oftalmologista, são necessários inúmeros procedimentos para garantir que não ocorram falhas. O aquecimento, a obtenção da curvatura precisa, o polimento e cada uma das rotinas estão pré-definidas e, sempre que possível, podem ser aprimoradas. É exatamente o que precisa ser feito com o estoque.

1. Faça um plano

Por isso, comece com um plano. Levante onde estão as principais falhas e gargalos e resolva esses pontos. Depois de definir essas prioridades, fica fácil organizar um roteiro, um prazo e os responsáveis por garantir a melhora na organização do estoque.

2. Crie processos

Obviamente, grande parte desse planejamento envolve a elaboração de procedimentos. Por mais preciso que sejam os controles, eles não vão funcionar sem regras para recebimento e armazenamento de itens, por exemplo. Recebimento, manipulação, o inventário e o despacho de mercadorias, precisam estar alinhados e muito bem definidos.

3. Organize fisicamente

Um profissional experiente em controle de estoques pode saber se está diante de um com problemas olhando rapidamente. Itens espalhados pelos corredores e falta de um espaço para recebimento e conferência são exemplos de situações que sugerem que algo está errado.

As mercadorias precisam estar sinalizadas, em espaços adequados para evitar acidentes e má conservação, facilitar o manuseio e a busca de cada item ou acessório. Pensar no layout costuma ajudar muito a começar.

4. Conte com a tecnologia

A melhor noticia desse texto é que grande parte do seu trabalho pode ser facilitado com um bom sistema de controle de estoque, obviamente, desde que integrado às outras áreas da empresa. Afinal, os sistemas de gestão surgiram justamente pela necessidade de integrar os setores.

Grande parte dos procedimentos que precisam ser organizados e definidos já está prevista em um sistema de gestão. Por isso, ele não contribui apenas com automatização e agilidade, mas com uma metodologia baseada nas melhores práticas administrativas.

Se você seguir o modelo do sistema e, ao mesmo tempo, ele puder ser customizado ou já estiver adaptado para suas necessidades especificas, vai ter um ganho exponencialmente superior ao que precisará investir.

Além disso, algumas funcionalidades, como contagem cíclica e controle de lotes e do local de armazenamento, facilitam e agilizam muito a organização do estoque. Considere sempre a experiência do fornecedor com o seu negócio. Quando os responsáveis por ajudar na implantação do sistema conhecem como sua ótica funciona, eles conseguem ajudar a melhorar os processos, a organização e o controle.

O tema ficou mais claro e a prática mais fácil de implantar? Deixe seu comentário, duvida ou relato aqui no post. Esse é um tema rico para trocar experiências!


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