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Qual a importância de conhecer bem os processos da sua ótica?
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Qual a importância de conhecer bem os processos da sua ótica?

Postado por Cristiano às 19/03/2018


Em um mercado cada vez mais competitivo, é essencial saber identificar como funcionam os processos em sua ótica. Mapear todas as ações da empresa assegura um diferencial para enxergar falhas e encontrar soluções. Isso significa mais vendas e maior potencial de consolidar o negócio. 

Trata-se de uma forma de identificar, conhecer e organizar todos os procedimentos da organização. Para isso, é essencial entender o conceito de mapeamento de processos e os benefícios que essa prática traz, além mostrar como ela é feita.

Mapeamento de processos é uma ferramenta de gestão e de comunicação para otimizar os processos de uma companhia ou implementar novos padrões na organização. Por meio dele, o gestor pode identificar os gargalos de forma mais assertiva, o que permite aumentar a eficiência organizacional como um todo.

Um processo é um conjunto de ações feitas de forma sequencial para produzir um determinado resultado. O desafio é agregar valor para o consumidor e também para a própria empresa. Quando uma organização se preocupa em conhecer seus pontos fortes e fracos, a tendência é que seja mais organizada e produtiva.

Além disso, ela ganha com funcionários mais motivados, tarefas mais ágeis e economia de recursos e tempo. Quer saber mais sobre a importância de conhecer bem os processos da ótica? Acompanhe o texto a seguir!

Planejamento estratégico

Para que os processos da ótica sejam organizados e bem estruturados, é essencial estabelecer um planejamento estratégico. O mapeamento de processos acontece, principalmente, por meio de três etapas. Conheça-as a seguir!

Identificar o ponto a ser mapeado e a ferramenta a ser utilizada

Neste ponto, devem ser identificados o escopo e os objetivos que a empresa deseja alcançar. Assim, os pontos serão mapeados conforme acontecerem no dia a dia da ótica. 

Levantar as principais informações

Aqui, acontece a identificação das informações de maneira detalhada e a escolha da melhor ferramenta para fazer o mapeamento. 

Realizar uma auditoria e validar todo o processo

O momento da auditoria é quando se deve averiguar se o processo deu certo e se a ferramenta atingiu o objetivo proposto.

Vantagens do mapeamento de processos

Embora organizar os processos de uma ótica seja trabalhoso, certamente o investimento vale a pena e traz inúmeros benefícios para a empresa. Confira alguns deles!

Controle

Uma vez que os processos da ótica estiverem sistematizados, é possível controlar cada etapa de maneira mais assertiva. Assim, pode-se ter mais clareza sobre os pontos fortes e fracos de cada fase dos processos.

Se algo não der certo, por exemplo, fica mais fácil identificar rapidamente onde está o erro. Com isso, a empresa pode promover mudanças e otimizar a eficiência organizacional.

Produtividade

Mapear processos assegura que os funcionários fiquem mais motivados e, consequentemente, mais produtivos. Isso porque são eliminados momentos ociosos e evita-se a perda de tempo com reuniões para decidir sobre ações futuras, pois tudo está predefinido.

Além disso, a padronização de processos minimiza as dúvidas, os erros e as indecisões nas tarefas do dia a dia. Dessa forma, é possível que todo a equipe se concentre em atingir os objetivos da empresa.

Previsibilidade

Com processos bem ordenados, cada etapa da gestão do negócio é conhecida e, assim, o potencial de previsibilidade aumenta. Uma vez que tudo é feito sem improviso, é possível saber o que deve ser entregue aos clientes.

Essa realidade permite transmitir o conhecimento a qualquer momento. Se um funcionário se desliga da companhia, por exemplo, fica mais fácil treinar o novo colaborador, uma vez que os processos já estão definidos e catalogados.

Novas tecnologias

Quando os processos da ótica são mapeados, a integração de novas tecnologias, como um novo sistema de gestão, à realidade da organização ocorre de forma mais fluida. Como os processos são organizados, a incorporação de recursos tecnológicos acontece mais rapidamente, o que aumenta a agilidade e diminui as falhas.

Como estruturar os processos da ótica de forma mais organizada?

Para mapear os processos da organização, é preciso seguir algumas estratégias. Confira, a seguir, quatro dicas para fazer isso. 

Tenha metas bem definidas

Quando a empresa sabe aonde quer chegar, ela trabalha para que todos se movam na mesma direção. Uma vez que os objetivos são comuns, a organização cria um fluxo de empatia, sinergia e união, a partir da promoção de ações cooperativas e construtivas.

Dessa forma, a atividade de um funcionário influencia no trabalho do outro e, assim, uma situação de ganha-ganha é estabelecida.

Faça o mapeamento

Nesse ponto, é preciso definir entradas, saídas, quem são os funcionários, o que fazem, como é feito cada processo e assim por diante. Enfim, é necessário documentar todas as informações a respeito da gestão da empresa.

Com os dados em mãos, é possível otimizar a compreensão e a análise deles. Fazer gráficos e esquemas, por exemplo, pode ser uma ótima ideia para visualizar o processo como um todo.

Padronize as atividades

Quando as atividades são padronizadas, a gestão fica mais ágil, pois todas as ações já estão previstas. Os funcionários podem, por exemplo, seguir modelos já estabelecidos de forma efetiva, sem cometer erros.

Além de evitar falhas, isso minimiza a perda de tempo e de recursos. Além disso, aumenta o conhecimento dos processos por parte da equipe, o que fortalece todo o grupo.

Faça avaliações e se abra para o novo

Ter procedimentos-padrão não quer dizer que eles tenham de ser engessados. Pelo contrário, por essa realidade, é possível conhecer melhor o negócio inclusive com relação a mudanças que podem trazer benefícios para a empresa.

Por isso, é essencial fazer avaliações contínuas das atividades e, quando identificar dificuldades, mover-se para encontrar soluções. Mapear todas as ações da empresa ajuda a assegurar uma gestão mais organizada. É claro que, para ter sucesso, são necessários empenho, dedicação e compromisso. No entanto, os resultados compensam todo o esforço. 

Dessa forma, para conquistar um negócio com potencial inovador e de crescimento rápido, é preciso mapear todos os processos da ótica. Além disso, é fundamental manter-se atualizado para deixar a concorrência para trás. Quer começar já? Então leia o post “Tudo que você precisa saber sobre inovação para óticas”.


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