Ter o seu próprio negócio é o sonho de muitos empreendedores, mas fazer a gestão financeira nem sempre é uma habilidade da grande maioria. Mas, será que existe uma ferramenta e formas de tornar esse processo mais prático e fácil?

Neste post você vai conhecer o fluxo de caixa, entender como ele funciona, como ele deve ser elaborado, além dos principais cuidados e vantagens dessa ferramenta que pode fazer a diferença na saúde financeira da sua ótica.

O que é o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das mais importantes ferramentas de gestão financeira. Além disso, ele também pode ser usado para a análise gerencial de diversos aspectos de uma organização. Em sua composição os principais elementos são as disponibilidades.

O conjunto das disponibilidades é representado pelo valor em caixa, ou seja, o dinheiro propriamente dito e também pelas contas correntes e aplicações de curto prazo. Esses valores são conhecidos como equivalentes de caixa e representam o dinheiro que a empresa possui para gastar.

Adicionalmente fluxo de caixa é formado pelas entradas que, em uma ótica, por exemplo, estão relacionados com os recebimentos por vendas de óculos e acessórios, entre outros produtos.

Também devem fazer parte do fluxo de caixa as saídas, que são valores necessários para a atividade da ótica. Pagamento de funcionários, compra de produtos para revenda, impostos, contas de energia, telefonia, entre outras fazem parte desse tipo de desembolso.

Elaborando o fluxo de caixa

Depois de conhecer todos os elementos do fluxo de caixa fica mais fácil compreender como elaborar essa ferramenta. Para a otimização tanto do fluxo, quanto dos recursos humanos e financeiros envolvidos é importante o uso de um bom software de gestão.

Essas soluções integradas fazem toda a diferença na hora de reconhecer os lançamentos que farão parte do fluxo de caixa de um determinado período. Em uma segunda etapa é preciso definir uma data de corte e, a partir dela,contabilizar os saldos iniciais de caixa e equivalentes.

Na sequência devem ser inseridas no sistema todas as entradas e saídas. Depois, comparando o saldo inicial de disponibilidades, somando as entradas e subtraindo as saídas, se obtém o fluxo de caixa do período. Com base nesse valor a empresa pode fazer algum investimento necessário, comprar equipamentos ou distribuir resultados aos sócios.

Cuidados com o fluxo de caixa na gestão financeira

Para que o fluxo de caixa auxilie a gestão financeira, além da escolha e uso de soluções integradas é preciso que outros cuidados sejam tomados. O primeiro deles está relacionado à inserção de todas as informações do período, mesmo que eles aparentem não ter significância.

Fazer a inserção e conferência diária das informações mostra como está a real situação da empresa e ainda garante um maior controle das finanças em sua ótica. Para isso, é necessário inserir na rotina de sua empresa a conferência de extratos, relatórios de recebimento e pagamento e cruzamento dessas informações com o fluxo de caixa.

Outro cuidado especial deverá ocorrer em relação aos históricos. É importante que sejam detalhados e completos, permitindo compreender o lançamento e, em caso de dúvida, esclarecer o que foi contabilizado.

Esse detalhamento também será usado na sequência para a análise gerencial detalhada das receitas e despesas da organização. Caso a empresa tenha muitos cheques pré-datados deve-se ter uma atenção especial e fazer a contabilização dos valores somente quando forem descontados no banco.

Esse cuidado também é válido para compras e recebimentos a prazo, cujas parcelas somente deverão ser reconhecidas mês a mês, quando incorporarem o caixa. Nesse ponto toda atenção é fundamental, já que contabilizar valores ainda não recebidos pode levar a dificuldades nas disponibilidades.

Vantagens do fluxo de caixa

Como você já pode notar o fluxo de caixa ajuda na organização das finanças. Outro ponto focal da ferramenta é o gerenciamento dos gastos. Com o auxílio do software integrado de gestão é possível acompanhar as contas de resultado sob diferentes pontos de vista.

As receitas da ótica podem ser analisadas de acordo com os produtos ou ainda em relação à quantidade comercializada por cada um dos colaboradores. Também podem ser acompanhados relatórios históricos e de evolução das vendas.

Com base nisso, poderão ser feitas promoções, descontos e preços especiais ou outras estratégias para maximização dos resultados. Já para as despesas, podem ser buscadas alternativas para a redução dos gastos.

O fluxo de caixa auxilia também na redução das saídas indesejadas de recursos. A maioria delas ocorre no pagamento de multas e juros por atrasos. Logo, com as finanças organizadas é possível evitar atrasos, esquecimento e a saída desses recursos que não trazem retorno para a organização.

Um bom controle de fluxo de caixa também permite um melhor equilíbrio entre os recebimentos e pagamentos. Essa estabilidade financeira evita a descapitalização e possibilita a manutenção do capital de giro da organização, elementar para suas atividades empresariais.

Fluxo de caixa projetado

Ainda pensando na gestão de sua ótica do ponto de vista gerencial outra grande vantagem do fluxo de caixa é a projeção. Ela permite conhecer de forma antecipada como estarão as finanças de sua ótica em um determinado período.

Esses dados servirão como base para importantes decisões como aquisições de móveis, expansão do negócio ou outras formas de investimento. A projeção auxilia, de forma adicional, na formação de uma reserva financeira para eventuais tempos de dificuldades.

Caso o gestor também verifique que a empresa não terá recursos para seus objetivos poderá buscar alternativas como empréstimos e financiamentos. Essas decisões devem ser planejadas objetivando melhores prazos, condições e taxas que favoreçam a empresa em questão.

O fluxo de caixa é indispensável na gestão financeira de qualquer empresa. Em uma ótica isto não seria diferente e contar com a tecnologia garante um processo de tomada de decisão mais rápido, eficaz e seguro.

Compreender os cuidados e utilizar todas as vantagens do fluxo de caixa também permite ao gestor planejar não só o futuro, mas administrar melhor o presente da organização. Gostou deste post? Que tal ajudar outros empreendedores? Compartilhe agora mesmo esse texto com seus amigos!

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